•  
  •  
Rinnekoti-säätiö
  • Tekstin koko:
  • A
  • A
  • A

Työnantajakumppanit hallintaan

Työhönvalmennuksessa työnantajat ovat yhtä keskeinen asiakasryhmä kuin valmennettavat, sillä vain työnantajat voivat työllistää. Koska työnantajayhteistyö jää usein valmennuksen varjoon, järjestimme yhteistyössä Aula-Työkotien Kannatusyhdistyksen Työelämän tuoreet tuulet - ja Kehitysvammaliiton Palkkaa mut -hankkeiden kanssa työnantajayhteistyön kuntopiirin VATES:in Työllistämisen kehittämispäivillä Kuopiossa 25.10. ja Helsingissä 16.11. Kuntopiirissä osallistujat kiersivät pisteitä, joissa aiheesta keskusteltiin eri näkökulmista.

Vuosien varrella valmentajalle kertyy työnantajakumppaneita huomattava määrä. Taidoista työpoluiksi -hanke laittoi kuntopiirin osallistujat pohtimaan, kuinka kontaktit pysyisivät aktiivisina ja hyvässä hallinnassa.

Keskustelujen perusteella tapoja tietojen säilyttämiseen on lähes yhtä monta kuin työvalmentajiakin. Jollakin on muistin tukena muistivihko, toinen käyttää Excel-taulukkoa, kolmas kalenteria. Joku tunnustaa tietojen olevan vain omassa päässä. Tietojen säilyttämisessä suositaan mahdollisimman yksinkertaisia tapoja, jotka eivät kuormita muuta työtä liikaa.

Kaikkiin tiedon varastointimenetelmiin liittyy epävarmuustekijöitä. Mitä tiedoille tapahtuu, kun työvalmentaja vaihtaa työpaikkaa? Ovatko saman työpaikan työvalmentajat toisistaan tietämättä yhteydessä samoihin työnantajiin? Säilytetäänkö tiedot turvallisesti? Varsinkin isommilla toimijoilla näitä haasteita voi tulla vastaan, kun kaikki tieto työvalmentajien välillä ei välttämättä kulje ”suusta suuhun”, kuten tavataan sanoa.

SnipImage.JPG

    Kuvassa listausta Rinnekodin yhteistyökumppaneista vuodelta 1932.

 

Olisiko asiakkuustietojärjestelmä ratkaisu?

Joillakin valmentajilla on käytössä alun perin myyntityöhön tarkoitettu asiakkuustietojärjestelmä (CRM). Asiakkuustietojärjestelmällä todettiin olevan joitakin etuja verrattuna muihin järjestelmiin, etenkin jos organisaatio on suuri ja yritysyhteistyötä tekee useampi ihminen.

Ensinnäkin ohjelman ansiosta työnantajakumppanit yhdessä paikassa kaikkien työvalmentajien tiedossa, minkä ansiosta vältytään päällekkäiseltä työltä ja valmentajat hyötyvät toistensa verkostoista. Ohjelmaan kirjattuna tehty työ tulee näkyväksi. Tämä tietysti edellyttää, että kaikki valmentajat sitoutuvat käyttämään ohjelmaa.

Toiseksi asiakkuustietojärjestelmässä kontaktit säilyvät, vaikka työntekijä vaihtaisi työpaikkaa. Uusi työntekijä voi jatkaa yhteydenpitoa siitä, mihin edellinen on jäänyt. Ohjelmaan tallentuu yksityiskohtaista tietoa yhteydenpidosta, minkä vuoksi työnantaja saa parempaa asiakaspalvelua. Työnantajakumppanit pysyvät aktiivisina, koska ohjelma muistuttaa, milloin työnantajiin on hyvä olla yhteydessä. Oikein käytettynä ohjelma on myös tietoturvallinen ja täyttää henkilötietolain vaatimukset.

Oletko tehnyt rekisteriselosteen?

Niin, mitkä henkilötietolain vaatimukset? Oli tapa säilyttää tietoja työnantajista mikä hyvänsä, kontaktien listaaminen todennäköisesti täyttää vaatimuksen tehdä rekisteriseloste. Rekisteriselosteesta määrätään henkilötietolain (523/1999) 10 §:ssä. Lain tarkoituksena on toteuttaa yksityisyyden suojaa turvaavia perusoikeuksia ja edistää hyvän tietojenkäsittelytavan kehittämistä ja noudattamista.

Lain mukaan jokaisen rekisterinpitäjän on laadittava rekisteriseloste, joka on jokaisen satavilla. Rekisteristä pitää käydä ilmi:

  1. rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot,
  2. henkilötietojen käsittelyn tarkoitus,
  3. kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai siihen liittyvistä tiedoista tai tietoryhmistä;
  4. mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja siirretäänkö tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle; sekä
  5. kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista. 

Laki siis velvoittaa tekemään rekisteriselosteen työnantajakumppaneista, joihin pidetään yhteyttä. Rekisteriselosteen tekeminen ei kuitenkaan vaadi rekisterinpitäjältä suurta vaivaa – siihen riittää yksi lomake, johon täytetään edellä mainitut tiedot. Samalla tulee tarkistettua, että organisaatiossa pidetään asianmukaisesti huolta työnantajakumppaneiden yksityisyydestä ja tietosuojasta. Verkossa saatavilla oleva rekisteriseloste lisää myös luotettavuutta työnantajiin päin.

Lisätietoa rekisteriselosteesta löydät tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/useinkysyttya/rekisteriseloste.html

päivitetty 17.11.2017